088 - 825 2525 We zien het regelmatig: er loopt iets niet helemaal zoals we bedacht hadden in onze organisatie en het lijkt te komen door de manier van plannen.
Dus als we een andere roostermethodiek gaan hanteren, lost het probleem zich op toch?
Maar….niets is minder waar. Althans, niet per definitie. Als je namelijk niet goed weet welk probleem je op te lossen hebt, of dat het probleem is of enkel een symptoom kun je niet de juiste keuze maken voor een oplossing.
En zelfs als je dit wel weet, vraagt een wijziging om een goed doordacht plan. Een strategie, een communicatieplan en een planning.
Bekende beweegredenen om te wijzigen
Veel gehoorde redenen om de roostersystematiek te wijzigen zijn gebaseerd op de regelgeving. De cao of arbeidsvoorwaardenregeling beschrijft iets over de manier van plannen of over het eerlijk verdelen van de werkzaamheden. De wetgever stelt eisen vanuit de ATW en binnen het Arbeidstijdenbesluit. Maar ook ondercapaciteit, marktpositie, verzuim, verloop en cultuur zijn vaak redenen om de roostersystematiek onder de loep te nemen.
Feit is wel dat veel regelingen wel iets schrijven over de kaders of afspraken rondom het maken van roosters, maar dat er vaak nogal wat ruimte blijft voor eigen interpretatie.
In alle gevallen is het belangrijk om te bepalen wat je echt wilt oplossen en wat de gewenste uitkomst is van een aanpassing. Vergeet daarbij niet te bepalen wat nodig is om een wijziging duurzaam en toekomstbestendig te implementeren.
De theoretische kaders
We onderscheiden in hoofdlijnen 5 roostermethodieken die we afzetten op 2 assen: de X-as zegt iets over de mate van zeggenschap, de Y-as iets over de verschuiving van collectief naar individueel.
- Het Ruilrooster. Ook wel bekend als Stempelrooster of Basisrooster.
- Het Voorkeursrooster. Andere namen zijn Wensenrooster, Preferentierooster of Individueel rooster.
- Het Intekenrooster kennen we ook als Shiftpicken, Inschrijfrooster, Biedrooster. Soms noemen we dit zelfs ‘Zelfroosteren’.
- Bij Matching kijken we naar vraag en aanbod. Deze roostermethode is niet voor niets ook bekend als ‘Wens- en Aanbodrooster’ of ‘Demand/Supply-rooster’.
- Het echte zelfroosteren zien we nog weinig. Het is een mate van vrij-roosteren waarbij de medewerker echt zelf bepaalt wanneer gewerkt wordt en wanneer van vrije tijd kan worden genoten.
Voor- en nadelen
Elke methode kent voor- en nadelen. Bij het Ruilrooster bijvoorbeeld kun je makkelijk starten maar zijn ruil kansen niet per se gelijk. Val jij beter in het team dan is de kans dat jouw ruilverzoek wordt gehonoreerd groter dan wanneer je een buitenbeentje bent.
Bij het Intekenrooster heb je zelf best wat invloed. Maar de planner zal hoofdpijn krijgen als niet alle diensten gevuld zijn en mensen toch teleurgesteld moeten worden. Net als bij het Voorkeursrooster is dus jouw voorkeur niet altijd ook gegarandeerd terug te zien in je rooster.
Matching werkt eigenlijk alleen goed als je over heel zuivere data beschikt. En bij het echte zelfroosteren is afstemming onderling enorm belangrijk tenzij het werk echt
volledig onafhankelijk van tijd en plaats kan worden gedaan.
Verschillende rollen
Een andere roostermethodiek verandert ook de rol van de betrokkenen.
De planner is Regisseur en Verwerker bij een Ruilrooster terwijl de leidinggevende zich bezighoudt met controleren en beoordelen. Het team kan een afwachtende houding aannemen. Ze hoeven niet in actie te komen.
Bij het Voorkeursroosteren is de planner meer bezig met puzzelen en het nemen van besluiten. De leidinggevende komt pas aan bod als er een conflict is terwijl de teamleden individuele input leveren. De rollen lijken hier gelijk aan die bij een Intekenrooster. De planner gaat daarbij wel meer in de rol van Facilitator en Controleur.
Bij een Matchingrooster is de planner eigenlijk meer analist. De data moeten kloppen. De leidinggevende stuurt op kwaliteit en kosten en de teamleden geven ook hier hun eigen, individuele, beschikbaarheid op.
Tot slot zien we bij het Zelfroosteren voor de planner veel meer de rol van Coach of Adviseur. De leidinggevende faciliteert het zelfroosteren met enige afstand en het team is verantwoordelijk voor de invulling.
Vrijheid draagt bij aan de mate van motivatie en welzijn – maar kan het ook altijd?
We lezen veel over het belang van vrijheid en autonomie om motivatie en welzijn te bevorderen. Er zijn (wetenschappelijke) onderzoeken naar gedaan en ook in het dagelijks leven en op de socials zien we dit als terugkerend thema.
Maar we hebben ook te maken met soms tegenstrijdige belangen. Wat nu als de zorgvrager om 9 uur uit bed wil maar de zorgaanbieder dan nog de kinderen naar school moet brengen en nog even wil sporten? Onze Belangen Driehoek gaat over Medewerkerstevredenheid, Klanttevredenheid en Efficiëntie en Doelmatigheid. Want laten we eerlijk zijn: we hebben wel een budget aan te houden en de belangen van klant en medewerker zorgen met regelmaat voor wrijving.
En dan heb je ook nog te maken met het Volwassenheidsmodel. Als de 3 kernfactoren Proces, Mens en Techniek niet op hetzelfde niveau zitten in dit Volwassenheidsmodel is het aanpassen van je roostersystematiek risicovol. Er zijn dan acties noodzakelijk om de 3 factoren dichter bij elkaar te krijgen.
Ik wil wel een verandering maar het kan nu niet….wat nu?
Soms lukt het simpelweg (nog) niet om verandering in te zetten. Misschien heb jij als teamlid onvoldoende invloed op het besluit of is de organisatie nog niet klaar voor een verandering. Dat kan zorgen voor frustratie. Je kunt niet verder, je voelt je misschien zelfs tegengewerkt.
Toch zijn er stappen die je kunt zetten. Gedrag dat je kunt veranderen of beïnvloeden. Zorg ervoor dat Workforce Management een podium heeft of krijgt binnen jouw organisatie en breng oorzaak en gevolg goed in kaart op basis van feiten. ‘Het team vindt deze manier van werken niet fijn’ maakt nu eenmaal een ander impact, dient een ander doel, dan ‘sinds we op deze manier werken is het verzuim met 10 procent gestegen’.
Blijf in ieder geval in gesprek, reflecteer op je eigen rol en positie en pas je handelswijze aan. En misschien wel het belangrijkste: als er een uitdaging is, moet je wel zorgen dat deze zichtbaar is. Als jouw organisatie de pijn niet kent, is er geen behoefte aan verandering.
info@vlirdens.nl
