Van inzicht naar betere capaciteitsplanning

Teamscan bij Salios: inzicht in zorgplanning en werk-privébalans

Bij Salios voerde Vlirdens een teamscan uit om inzicht te krijgen in de huidige situatie rondom zorgplanning en teaminzet. Het doel: beter begrijpen hoe teams werken, waar knelpunten zitten en waar kansen liggen om capaciteitsmanagement te verbeteren.

Vanwege de toenemende tekorten in de zorg én het noodzakelijke besluit om te stoppen met het inzetten van ZZP’ers is Salios gestart met het programma Anders Werken. Dit was dan ook de aanleiding voor het maken van een Teamscan. Langs een aantal lijnen is er gewerkt om de teams te versterken, aan te vullen met anders opgeleide medewerkers en hen te helpen de zorg en de inzet anders te organiseren.

De teamscan bracht in korte tijd waardevolle inzichten over voorkeuren, flexibiliteit en beschikbaarheid van medewerkers.

Inzicht in voorkeuren en inzetbaarheid

Tijdens de teamscan werd gekeken naar belangrijke factoren binnen zorgplanning:

• persoonlijke voorkeuren rondom roosters en werktijden
• flexibiliteit in inzet op andere afdelingen of functies
• beschikbaarheid voor dag-, avond- en nachtdiensten
• afspraken rondom bijzondere- of feestdagen

Deze inzichten geven Salios grip op capaciteit én maken het mogelijk om roosters beter af te stemmen op de werk-privébalans van medewerkers.

Meer eigenaarschap en betere afspraken

Een belangrijk resultaat van de teamscan is dat medewerkers actief betrokken worden bij hun eigen planning. Binnen Salios werd dit positief ontvangen: medewerkers waardeerden de inspraak en managers kregen beter inzicht in de wensen van hun teams.

De teamscan heeft ook het werk voor de planner positief beïnvloed. Waar hij of zij vaak aan de slag moet met een puzzel die onoplosbaar lijkt, zorgt dit proces ervoor dat er een goede balans is in afspraken voordat er een rooster gemaakt wordt. arjanDit maakte het mogelijk om afspraken te maken die beter aansluiten bij de praktijk en zorgt voor meer eigenaarschap binnen teams.

Uitdaging: complete en betrouwbare data

Tegelijkertijd liet de teamscan zien dat goede zorgplanning begint bij volledige en betrouwbare input. Het verzamelen van informatie bleek in eerste instantie een uitdaging, doordat niet alle medewerkers hun gegevens tijdig aanleverden.

Door pragmatisch te werken, onder andere met papieren formulieren en directe opvolging, wist Vlirdens de benodigde input alsnog te verzamelen. Dit benadrukt het belang van duidelijke communicatie en eenvoudige processen.

Van inzicht naar betere capaciteitsplanning

De teamscan bij Salios bood een stevig fundament voor verdere verbetering. De inzichten hebben duidelijk gemaakt waar kansen liggen om verzuim en werkdruk te verlagen. Daarnaast kon effectiever worden gepland rondom de voorkeuren van de medewerkers.

Door het gesprek aan te gaan met teams en samen nieuwe afspraken te maken, ontstaat een meer gebalanceerde en toekomstbestendige aanpak van zorgplanning en capaciteit.