088 - 825 2525 
Hoe maak je personeelsplanning toekomstbestendig in een organisatie waarin iedere minuut en iedere medewerker telt?
Hoe bereid je een brandweerorganisatie voor op de toekomst wanneer een verhuizing, veranderende functies, wet- en regelgeving en capaciteitsvraagstukken allemaal met elkaar samenhangen? Die vraag stond centraal bij Veiligheidsregio Groningen. Wat begon als een opdracht om de organisatie voor te bereiden op een toekomstige verhuizing, groeide uit tot een breed traject rondom capaciteitsplanning, roostering, inzetbaarheid en organisatieontwikkeling.
Samen met programmaleider Manfred Devilee en consultant Mark Horsman van Vlirdens werd stap voor stap gebouwd aan een toekomstbestendige organisatie. Het resultaat: meer inzicht in capaciteit, een nieuwe roostermethodiek, aangepaste functiefamilies en vooral een organisatie die steeds meer zelf de regie voert.
“We kwamen er eigenlijk achter dat het één grote brij aan touwtjes was, waarbij we niet goed wisten aan welk touwtje we als eerste moesten trekken,” aldus Sietse Smit, teamleider Strategie en Ontwikkeling bij Veiligheidsregio Groningen. (Tot 1 mei was hij Teamleider Brandweerzorg en daarmee gedelegeerd opdrachtgever voor dit programma).
Een complexe personeelsplanning
Binnen Veiligheidsregio Groningen werken zo’n 750 vrijwillige brandweermensen, verdeeld over 37 posten. Daarnaast zijn er twee beroepskazernes in de stad Groningen, waar medewerkers 24 uur per dag aanwezig zijn. De opdracht van Vlirdens richtte zich alleen op de beroepstak.
Dat maakt de personeelsplanning complex. Vrijwilligers komen vanuit hun werk of huis zodra de pieper gaat, terwijl beroepsmedewerkers volgens een 24-uursrooster werken. Tegelijkertijd hebben medewerkers tijd nodig voor opleidingen, verlof, vergaderingen en ontwikkeling.
Daar kwam nog een extra uitdaging bij. Veiligheidsregio Groningen bereidt zich voor op een toekomstige verhuizing waarbij activiteiten die nu op één locatie plaatsvinden, worden verdeeld over twee locaties. Dat heeft directe gevolgen voor de beschikbare capaciteit en inzetbaarheid van medewerkers.
Sietse: “We deden al jarenlang dingen op een bepaalde manier. Niet omdat dat altijd bewust gekozen was, maar vooral omdat het zo gegroeid was. Tegelijkertijd wisten we onvoldoende wat bepaalde keuzes betekenden voor onze totale capaciteit.”
Eerst begrijpen, dan veranderen
De hulpvraag aan Vlirdens was breder dan het opstellen van een nieuwe personeelsplanning. Veiligheidsregio Groningen wilde inzicht krijgen in haar capaciteit, beter onderbouwde keuzes kunnen maken en de organisatie voorbereiden op toekomstige ontwikkelingen.
Een eerste extern onderzoek bracht de belangrijkste knelpunten in kaart. Daarna werd, onder begeleiding van programmaleider Manfred Devilee, stap voor stap gekeken naar arbeids- en rusttijden, verlofafspraken, functies, inzetbaarheid, opleidingen en roostering.
Gaandeweg werd duidelijk dat alles met elkaar samenhing.
“We wilden weten aan welke knoppen we konden draaien als het gaat om capaciteit en beschikbare uren. Maar daarvoor moesten we eerst begrijpen hoe alles samenhing.”
Toen extra expertise op het gebied van workforce management nodig bleek, kwam Veiligheidsregio Groningen in contact met Vlirdens. Via een referentie van Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid ontstond het eerste contact met Mark Horsman van Vlirdens.
Eerst vertrouwen winnen
Voor Mark Horsman begon het traject niet met mooie modellen of Excelbestanden, maar met het simpel luisteren.
“Toen ik binnenkwam, dacht ik dat het vooral een WFM-vraagstuk was. Maar al snel bleek dat het veel breder was. Het ging ook over verandermanagement, leiderschap, organisatieontwikkeling en de manier waarop de brandweer haar bedrijfsvoering had ingericht.”
Hij draaide mee tijdens 24-uursdiensten, voerde gesprekken op de werkvloer en nam bewust de tijd om de organisatie te leren kennen.
“Als mensen horen dat iemand zich met roosters gaat bemoeien, denken ze al snel dat het over hun werk-privébalans gaat. Dan moet je eerst vertrouwen opbouwen voordat je veranderingen kunt doorvoeren.”
Door letterlijk tussen de medewerkers te zitten, mee te lopen in de organisatie en veel vragen te stellen, ontstond langzaam draagvlak.
Zorgvuldigheid boven snelheid
Het traject duurde uiteindelijk langer dan vooraf gedacht. Maar volgens zowel Vlirdens als Veiligheidsregio Groningen was dat juist een succesfactor.
Brandweer Groningen had in het verleden ervaren dat veranderingen in roosters veel weerstand konden oproepen. Daarom werd gekozen voor een zorgvuldige aanpak, met dialoogsessies, werkgroepen en veel ruimte voor vragen en discussie.
“We wilden iets neerzetten waarvan we met elkaar konden zeggen: dit is goed onderbouwd. We wilden alle ballast uit het verleden aan de kant zetten en een nieuw nulpunt creëren.”
Vooral tijdens de eerste dialoogsessies waren de meningen soms verdeeld. Sommige medewerkers vonden dat veranderingen sneller moesten worden doorgevoerd, terwijl anderen juist terughoudend waren vanwege eerdere ervaringen met roosterwijzigingen.
Mark:“Je hoeft het niet met elkaar eens te zijn. Maar als iemand vragen of bezwaren had, hebben we die altijd serieus onderzocht. Daardoor voelden mensen zich gehoord.”
Die aanpak zorgde ervoor dat weerstand wel aanwezig bleef, maar steeds constructiever werd.
Van korte termijn personeelsplanning naar capaciteitsplanning
Volgens Sietse is de capaciteitsplanning één van de belangrijkste concrete resultaten van het traject. Waar voorheen vooral achteraf werd gekeken waar uren waren gebleven, kan Brandweer Groningen nu vooruitkijken.
Welke opleidingen staan gepland? Welke vergaderingen komen eraan? Hoeveel medewerkers zijn beschikbaar? En wat betekent dat voor de operationele inzetbaarheid? Dankzij de capaciteitsplanning kunnen planners, ploegchefs en leidinggevenden veel eerder anticiperen op toekomstige ontwikkelingen.
“We kunnen nu op langere termijn kijken wat er op ons afkomt en wat dat doet met de inzetbaarheid van onze mensen. Daardoor kunnen we veel proactiever reageren.”
Veranderen is meer dan een nieuw rooster
Het traject bracht ook andere, bredere vraagstukken aan het licht. Door technologische en maatschappelijke ontwikkelingen wordt het brandweervak steeds complexer. Tegelijkertijd blijven medewerkers tegenwoordig minder lang in dezelfde functie werken.
Brandweer Groningen heeft daarom haar functies opnieuw ingericht. Medewerkers krijgen meer ruimte voor ontwikkeling en voorbereiding op een tweedeloopbaan. Die tijd is waardevol, maar heeft ook gevolgen voor de beschikbare capaciteit.
De aangepaste functies behoren tot de belangrijkste concrete resultaten van het programma en worden naar verwachting eind dit jaar ingevoerd.
Een nieuwe manier van roosteren
Naast de capaciteitsplanning werd een nieuwe roostermethodiek ontwikkeld. Daarbij krijgt de planner meer regie op het proces en zijn medewerkers uit de ploegen nauw betrokken bij de verdere uitwerking.
Werkgroepen hebben formulieren, procedures en werkwijzen uitgewerkt zodat de nieuwe aanpak gefaseerd kan worden ingevoerd. Juist doordat medewerkers zelf betrokken zijn bij de verdere uitwerking, wordt de verandering niet ervaren als iets dat van bovenaf is opgelegd
“Het mooie is dat medewerkers uit de ploegen zelf hebben meegewerkt aan de verdere uitwerking. Daardoor is het niet iets dat van bovenaf is bedacht.”
Tegelijkertijd wordt nog gewerkt aan belangrijke randvoorwaarden zoals de berekening van jaarlijkse uren, verlofregelingen en onregelmatigheidstoeslagen. Ook deze onderwerpen worden zorgvuldig onderzocht voordat definitieve keuzes worden gemaakt.
Een organisatie die zelfstandig verdergaat
Voor Mark Horsman zit de grootste opbrengst misschien niet eens in de tool, de planning of het rooster.
“Er is een andere manier van denken ontstaan binnen de organisatie. Mensen hebben kennis opgebouwd, begrijpen waar ze naar moeten kijken en pakken onderwerpen nu zelfstandig op.”
Dat blijkt ook uit het feit dat werkgroepen na afloop van het traject zelfstandig zijn doorgegaan. Verbeteringen worden verder uitgewerkt zonder voortdurende begeleiding van externe consultants.
Een stevig fundament voor de toekomst
Hoewel veel resultaten inmiddels zichtbaar zijn, loopt het programma nog door. De nieuwe roostermethodiek wordt ingevoerd, de capaciteitsplanning wordt verder verfijnd en de organisatie blijft monitoren of de gemaakte keuzes daadwerkelijk het gewenste resultaat opleveren.
Daarnaast ligt er nog een belangrijke strategische vraag: blijft het huidige drieploegensysteem de beste oplossing, of biedt een vierploegensysteem op termijn voordelen? Die afweging wordt pas later gemaakt nu eerst de basis goed op orde wordt gebracht.
“We willen eerst de basis goed uitwerken. Anders vergelijk je appels met peren. Dat hebben we in het verleden al te vaak gedaan.”
Voor zowel Vlirdens als Veiligheidsregio Groningen zit de grootste opbrengst uiteindelijk niet alleen in nieuwe processen of hulpmiddelen, maar in het feit dat de organisatie zélf verder bouwt.
“Als Vlirdens willen we organisaties niet afhankelijk maken van een extern bureau. We willen juist zorgen dat ze er zelf mee verder kunnen.”
Sietse Smit sluit zich daarbij aan. “Je ziet vaak dat een extern bureau vertrekt en dat er vervolgens een rapport in een la belandt. Dat wilden we absoluut niet. Deze keer is het anders gegaan.”
De opbrengst is daarmee groter dan een nieuw rooster of een capaciteitsplanning. Veiligheidsregio Groningen heeft een fundament gelegd voor toekomstbestendige capaciteitsplanning, personeelsplanning, leiderschap en continu verbeteren. Bovendien heeft het traject geleid tot een cultuurverandering die de organisatie ook in de toekomst verder helpt.
“Het is niet alleen een verandering in onze bedrijfsvoering geweest, maar ook in onze cultuur.”
info@vlirdens.nl
