088 - 825 2525 Voor 2027, 2028 en 2029 is landelijk €800 miljoen beschikbaar om bewezen arbeidsbesparende oplossingen in de zorg sneller op te schalen. Capaciteitsplanning is één van de toepassingen waarvoor een vastgesteld modelplan beschikbaar is.
Van 1 tot en met 31 januari 2027 kunnen zorgorganisaties een aanvraag indienen. Dat lijkt misschien nog ver weg, maar een goede aanvraag vraagt om een duidelijke scope, een betrouwbare nulmeting, meetbare resultaten én een aanpak waarmee de verandering duurzaam in de organisatie wordt geborgd.
Ons advies: wacht niet tot januari, maar start nu met de voorbereiding.
Voor welke zorgorganisaties zijn de middelen beschikbaar?
De doorbraakmiddelen zijn beschikbaar voor zorgaanbieders die zorg leveren vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw). Voor capaciteitsplanning gaat het onder andere om:
- ziekenhuizen en andere aanbieders van medisch-specialistische zorg;
- zelfstandige behandelcentra;
- revalidatie-instellingen;
- VVT-organisaties met Zvw-gefinancierde wijkverpleging of thuiszorg.
Voor VVT-organisaties is het belangrijk om onderscheid te maken tussen de financieringsstromen. Alleen activiteiten die vanuit de Zvw worden gefinancierd, kunnen binnen de aanvraag vallen. Wlz-gefinancierde zorg valt buiten deze regeling.
Een organisatie die zowel Zvw- als Wlz-zorg levert, kan dus alleen voor het Zvw-deel een aanvraag indienen. Organisaties kunnen individueel aanvragen of gezamenlijk optrekken. Bij een gezamenlijke aanvraag treedt één zorgaanbieder op als coördinerend aanvrager.
Wat kunnen zorgorganisaties nu zelf doen?
1. Bekijk het officiële Modelplan Capaciteitsplanning
Onderzoek of de ambitie en gewenste ontwikkeling aansluiten op het modelplan. De middelen zijn bedoeld voor daadwerkelijke implementatie en opschaling, niet alleen voor het maken van een plan of de aanschaf van een systeem.
2. Bepaal een concrete scope
Kies waar capaciteitsplanning aantoonbaar verschil moet maken. Bijvoorbeeld binnen de wijkverpleging, een ziekenhuisonderdeel, een regio of een specifiek zorgproces. Maak ook duidelijk welke Zvw-gefinancierde activiteiten binnen de aanvraag vallen.
3. Breng de uitgangssituatie in beeld
Verzamel informatie over onder meer:
- zorgvraag en zorgproductie;
- beschikbare en benodigde formatie;
- inzet van vast, flex en extern personeel;
- plan- en roosterprocessen;
- directe cliëntgebonden tijd;
- productiviteit, verzuim en openstaande diensten;
- bestaande systemen en de kwaliteit van de beschikbare data.
Een goede nulmeting is nodig om later te kunnen aantonen welke verbetering is gerealiseerd.
4. Formuleer meetbare resultaten
Beschrijf niet alleen welke activiteiten worden uitgevoerd, maar vooral wat die moeten opleveren. Denk aan een betere aansluiting tussen zorgvraag en capaciteit, minder ad-hocinzet, een hogere productiviteit of meer directe cliëntgebonden tijd.
5. Onderzoek wat organisatorisch moet veranderen
Capaciteitsplanning is meer dan een instrument of dashboard. Het vraagt om duidelijke rollen, passende besluitvorming, goede overlegstructuren en verbinding tussen zorg, planning, HR, financiën en management.
6. Organiseer intern eigenaarschap
Bepaal wie bestuurlijk opdrachtgever is, wie de aanvraag coördineert, wie verantwoordelijk is voor data en KPI’s en welke managers, planners en zorgprofessionals betrokken moeten worden.
7. Denk vanaf het begin na over borging
De financiering is tijdelijk. De nieuwe werkwijze moet na afloop onderdeel zijn van de reguliere bedrijfsvoering, de planning-en-controlcyclus en de managementsturing.
Een praktische eerste check
✅ Leveren wij zorg die onder de Zvw valt?
✅ Op welk organisatieonderdeel heeft onze aanvraag betrekking?
✅ Kunnen wij de Zvw-activiteiten en resultaten afzonderlijk inzichtelijk maken?
✅ Sluit onze ontwikkeling aan op het Modelplan Capaciteitsplanning?
✅ Hebben we een betrouwbare nulmeting en heldere KPI’s?
✅ Is duidelijk wie intern eigenaar wordt?
✅ Willen we individueel aanvragen of samen met andere zorgaanbieders?
Waar kunnen wij bij ondersteunen?
Wij ondersteunen zorgorganisaties al bij precies de onderdelen die nodig zijn om capaciteitsplanning daadwerkelijk werkend te krijgen:
- quickscan en toets op haalbaarheid;
- nulmeting en data-analyse;
- inrichting van strategische, tactische en operationele capaciteitsplanning;
- capaciteitsplannen en scenarioberekeningen;
- inrichting van rollen, processen en overlegstructuren;
- opleiding en coaching van planners, leidinggevenden en management;
- KPI- en meetplannen;
- implementatie- en veranderbegeleiding;
- borging in de reguliere organisatie.
Daarbij kijken we niet alleen naar modellen, processen en cijfers. We zorgen er ook voor dat managers, planners en medewerkers begrijpen waarom de verandering nodig is, wat er van hen wordt verwacht en hoe zij ermee kunnen werken.
De belangrijkste vraag is daarom niet alleen: hoe krijgen we financiering? Maar vooral:
Welke concrete verbetering willen we met capaciteitsplanning realiseren — en wat is nodig om die verbetering aantoonbaar én duurzaam te maken?
Van daaruit kan worden bepaald of de doorbraakmiddelen passen en hoe een realistische en uitvoerbare aanpak eruitziet.
Meer informatie en bronnen
- Het actuele Modelplan Capaciteitsplanning is te vinden via de centrale pagina over de doorbraakmiddelen.
De regeling en onderdelen van het aanvraag-, beoordelings- en verantwoordingsproces zijn nog in ontwikkeling. Controleer daarom altijd de meest actuele officiële informatie.
Dit artikel is geschreven door Martha Prins, Principal Consultant, bij Vlirdens
info@vlirdens.nl
