Vlirdens en SDB in gesprek 

Capaciteitsmanagement is geen project, maar een manier van werken 

Hoe SDB inzet op structurele sturing, betrouwbare data en eenvoud in de zorgplanning 

In de zorg staat capaciteitsmanagement hoog op de agenda. Tegelijkertijd worstelen veel organisaties met dezelfde vraag: hoe zorg je ervoor dat de inzet van medewerkers daadwerkelijk aansluit bij de zorgvraag? En minstens zo belangrijk: hoe zorg je dat capaciteitsmanagement geen eenmalig project blijft, maar een structureel onderdeel van de bedrijfsvoering wordt? 

Tijdens een gesprek tussen Jorien van den Heuvel (Vlirdens) en Marc Huizer (SDB Groep) ontstond een open uitwisseling van ervaringen, observaties en dilemma’s. Geen gesprek over software alleen, maar vooral over de vraag hoe organisaties grip krijgen op capaciteit in een steeds complexere zorgomgeving. 

Capaciteitsmanagement begint bij een eenvoudige vraag 

Volgens Marc wordt capaciteitsmanagement vaak ingewikkelder gemaakt dan nodig is. 

“Zorg dat je inzet gelijk is aan de zorgvraag.” 

In de praktijk blijkt juist dat eenvoudige uitgangspunt lastig te realiseren. Veel organisaties beschikken over roosters, budgetten en managementinformatie, maar hebben moeite om die gegevens met elkaar te verbinden. Daardoor ontstaat al snel een verschil tussen wat organisaties denken nodig te hebben, wat daadwerkelijk wordt ingepland en wat uiteindelijk gerealiseerd wordt. Capaciteitsmanagement draait volgens hem niet alleen om plannen, maar vooral om leren. Organisaties moeten continu toetsen of eerdere aannames nog kloppen. 

De kern van het vak verschuift daarmee van puur plannen naar het verbeteren van voorspellingen en besluitvorming. Niet eenmalig, maar als doorlopend proces. 

De echte uitdaging zit aan de voorkant 

Wanneer het gesprek zich richt op de toekomst van workforce management, komt een terugkerend vraagstuk naar voren: het bepalen van de zorgvraag. Volgens Marc ligt daar momenteel de grootste uitdaging voor zorgorganisaties. 

Veel organisaties zijn goed in staat om personeel, contracturen en roosters inzichtelijk te maken. Lastiger wordt het wanneer de vraag centraal staat: welke activiteiten moeten daadwerkelijk uitgevoerd worden, hoeveel tijd kosten die en welke capaciteit hoort daarbij? Daarbij zijn organisaties vaak afhankelijk van individuele kennis van leidinggevenden of planners. Dat maakt het proces kwetsbaar. 

Jorien benoemt dat dit een herkenbaar probleem is. “Er zijn geen landelijke richtlijnen, en dit betekent dat elke zorg organisatie zelf moet bepalen welke informatie zij gebruiken als basis.” 

De uitdaging voor de komende jaren ligt volgens beide gesprekspartners in het beter vertalen van zorgactiviteiten naar capaciteitsvraagstukken. Daarbij spelen datakwaliteit en kennisborging een belangrijke rol. 

AI als hulpmiddel, niet als vervanger

Kunstmatige intelligentie is inmiddels ook binnen workforce management een veelbesproken onderwerp. Toch kiest Marc nadrukkelijk voor een nuchtere benadering. 

Volgens Marc ontstaat de grootste waarde niet doordat AI het denkwerk volledig overneemt, maar doordat administratieve en operationele werkzaamheden worden geautomatiseerd. Daarmee ontstaat ruimte voor capaciteitsmanagement. 

“Je krijgt eigenlijk virtuele collega’s die je proces ondersteunen, maar je blijft zelf in controle.” 

Jorien ziet daarin een interessant verschuivend perspectief. Wanneer operationele planning steeds verder wordt geautomatiseerd, ontstaat voor planners meer ruimte om zich bezig te houden met analyse, forecasting en besluitvorming. 

Daarnaast ziet Marc kansen voor AI om afwijkingen en patronen eerder zichtbaar te maken. Niet door beslissingen te nemen, maar door planners en managers actief te wijzen op risico’s, zoals afwijkende bezetting, oplopende werkdruk of knelpunten in vakantieperiodes. 

De rode draad blijft daarbij dat technologie alleen werkt wanneer deze goed aansluit op het bestaande proces. AI als losstaande toepassing heeft volgens beiden weinig waarde. Het moet onderdeel worden van de dagelijkse manier van werken. 

Waarom zoveel capaciteitsprojecten uiteindelijk vastlopen

Een opvallend moment in het gesprek ontstaat wanneer Jorien de vraag stelt die veel organisaties herkennen: waarom verdwijnen goede capaciteitsinitiatieven vaak weer naar de achtergrond? Marc is daar helder over. Te vaak worden capaciteitsmanagementprojecten behandeld als tijdelijke verbeterinitiatieven. Zodra de implementatie is afgerond, verschuift de aandacht weer naar de dagelijkse operatie. 

Volgens hem begint succesvol capaciteitsmanagement daarom niet bij systemen, maar bij leiderschap. “Het management moet er continu aandacht aan blijven geven. Anders verdwijnt het vanzelf weer.” 

Jorien onderschrijft dat beeld. Veel organisaties investeren in analyses en dashboards, maar vergeten vervolgens structureel te sturen op de uitkomsten en deze om te zetten naar actieplannen. Terwijl capaciteitsmanagement alleen effect heeft als de acties die nodig zijn ook daadwerkelijk uitgevoerd worden. 

Dat vraagt volgens beide experts om een andere manier van organiseren. Niet een projectgroep die tijdelijk verantwoordelijk is, maar een structureel proces waarin capaciteitsinformatie onderdeel wordt van managementgesprekken, teamoverleggen en besluitvorming. 

Eerst het roosterproces op orde

Een andere belangrijke les uit het gesprek is dat organisaties niet direct moeten beginnen met ingewikkelde modellen en scenario’s. Marc pleit juist voor een gefaseerde aanpak. Voordat organisaties serieus met capaciteitsmanagement aan de slag gaan, moet de operationele planning stabiel zijn. Pas wanneer er voldoende betrouwbare gegevens beschikbaar zijn, ontstaat inzicht in patronen en afwijkingen. 

Dat betekent dat organisaties eerst moeten weten: 

• Welke capaciteit beschikbaar is. 

• Welke capaciteit wordt ingezet. 

• Wat de werkelijke vraag is. 

• Waar verschillen ontstaan. 

Van daaruit kan een leerproces ontstaan. 

Jorien ziet daarin ook een belangrijk volwassenheidsvraagstuk. Organisaties willen vaak direct naar strategische personeelsplanning of geavanceerde scenarioanalyses, terwijl de basisinformatie nog onvoldoende betrouwbaar is. 

De boodschap is duidelijk: begin eenvoudig, zorg voor goede data en bouw daarna verder. 

De opkomst van nieuwe rollen

Om capaciteitsmanagement structureel te verankeren, ziet Marc een steeds belangrijkere rol ontstaan voor de capaciteitsplanner of capaciteitsadviseur. Die functie vormt volgens hem de schakel tussen operatie, management en data. 

Tegelijkertijd vraagt dat om nieuwe competenties. Affiniteit met cijfers wordt steeds belangrijker, terwijl veel zorgprofessionals juist vanuit de zorginhoud in hun functie zijn gegroeid. 

Jorien merkt op dat dit een bekend spanningsveld is binnen veel zorgorganisaties. Juist daarom vraagt capaciteitsmanagement niet alleen om systemen, maar ook om ondersteuning, opleiding en begeleiding van leidinggevenden. 

Een nieuw vraagstuk: informele zorg meenemen

De inzet van informele zorg en vrijwilligers krijgt als ontwikkeling steeds meer aandacht: Door personeelstekorten en veranderende zorgvragen ontstaat steeds vaker de behoefte om vrijwilligers en mantelzorgers structureel onderdeel te maken van de capaciteitsmix. 

Volgens Marc vraagt dat om een fundamenteel andere manier van plannen. Niet alleen omdat vrijwilligers andere beschikbaarheid hebben, maar ook omdat organisaties moeten bepalen welke activiteiten zich daarvoor lenen. 

Daarmee verschuift capaciteitsmanagement verder dan personeelsplanning alleen. Het wordt steeds meer een vraagstuk van totale capaciteit: welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd en wie kan daaraan bijdragen? 

Belangrijkste les: houd het simpel en maak het structureel 

Zowel Marc als Jorien zien dat organisaties soms blijven zoeken naar de perfecte methode, het ideale model of het meest complete dashboard. Terwijl de grootste winst vaak ontstaat door juist klein te beginnen. 

Start met betrouwbare registratie. Maak zichtbaar waar afwijkingen ontstaan. Pak eerst de belangrijkste knelpunten aan. En zorg vooral dat capaciteitsmanagement onderdeel wordt van de reguliere bedrijfsvoering. 

Zoals Marc het samenvat: “Maak het niet te moeilijk. Zet kleine stappen, werk met duidelijke cijfers en zorg dat het structureel op de agenda staat.” 

Dat is misschien wel de belangrijkste boodschap uit dit gesprek. Capaciteitsmanagement is geen project, geen dashboard en geen tool. Uiteindelijk is het een manier van werken die organisaties helpt om vandaag én morgen voldoende capaciteit beschikbaar te hebben voor de zorg die geleverd moet worden. 

Ontvang iedere aflevering in je mailbox

De capaciteitsdialoog verschijnt als een reeks afleveringen. Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang iedere nieuwe aflevering automatisch in je mailbox.

*Door je aan te melden voor de nieuwsbrief stem je ermee in dat je contactgegevens worden gedeeld met de deelnemende softwarepartijen, conform ons privacybeleid.