Vereen, met ca. 2000 medewerkers, 900 vrijwilligers, 16 locaties en 12 wijkteams, ontstond uit een fusie tussen twee ouderenzorgorganisaties in Zwolle. Beide organisaties hadden dezelfde missie: van de regio dé plek maken waar mensen op hun eigen manier goed oud kunnen worden.
Deze case is gebaseerd op een interview met managers Petralien van Oene en Ellen Zuidmeer, die namens Vereen terugblikken op de samenwerking met Vlirdens. Zij waren nauw betrokken bij de ontwikkeling van het planbureau, de implementatie van SDB en de verdere professionalisering van planning en capaciteitsmanagement.
Petralien en Ellen (Vereen): “De fusie bood een kans om opnieuw vorm te geven aan waar Vereen voor staat: ouder worden op eigen wijze, met aandacht, lef en samenwerking.”
Na de fusie werd duidelijk hoe verschillend de uitgangsposities waren en bracht een stevige opgave met zich mee. Beide organisaties hadden hun eigen manier van plannen en organiseren. Verschillende systemen, werkwijzen, afspraken, rollen, culturen en de balans tussen centrale en decentrale planning moesten samenkomen in één nieuwe organisatie.
Petralien en Ellen (Vereen): “Eigenlijk was bijna niets hetzelfde. Alles wat anders kon, was ook anders.”
De opdracht was helder: bouw één goed functionerend planbureau dat past bij de nieuwe organisatie én bij de dagelijkse praktijk van medewerkers, teams en cliënten. Niet alleen de techniek moest kloppen; ook processen, gedrag en samenwerking moesten meegroeien.
De samenwerking met Vlirdens ontstond vanuit een concrete behoefte in de praktijk. Binnen één van de fusieorganisaties was de planning nog onvoldoende op orde. Tegelijkertijd stond Vereen voor de overgang van ONS naar SDB. Wat begon als operationele ondersteuning, groeide daardoor uit tot begeleiding bij implementatie, procesinrichting en veranderbegeleiding.
Toen een externe planner onverwachts uitviel, werd Marianne vanuit Vlirdens ingezet. Met haar ervaring met SDB en verandertrajecten kon zij direct waarde toevoegen. Zij ondersteunde planners in het werken met het nieuwe systeem, hielp processen te uniformeren en bracht rust in een periode waarin veel tegelijk veranderde.
Petralien en Ellen (Vereen): “Die technische implementatie heeft veel impact, maar de echte uitdaging zit in het meenemen van mensen in die verandering.”
De opdracht aan Vlirdens ontwikkelde zich stap voor stap mee met de behoefte van Vereen. In eerste instantie lag de nadruk op de begeleiding van de implementatie van SDB. Daarna verschoof de focus naar het uniformeren van werkwijzen binnen het planbureau en het opnieuw inrichten van processen.
Vervolgens werd capaciteitsmanagement organisatiebreed verder ingericht binnen SDB. Daarbij werkten planners, control en managers steeds intensiever samen om meer grip te krijgen op capaciteit, bezetting en inzetbaarheid. In de laatste fase lag de nadruk op borging: het roosterbeleid werd verder uitgewerkt tot een praktisch handboek dat richting geeft aan de dagelijkse praktijk.
Petralien en Ellen (Vereen): “Het is niet simpelweg je oude werkwijze kopiëren naar een nieuw systeem. Je moet echt anders gaan werken.”
De kracht van de samenwerking zat volgens Vereen in de combinatie van systeemkennis, procesinrichting en aandacht voor de menskant van verandering. Vlirdens dacht niet alleen mee over wat er moest gebeuren, maar ook over hoe medewerkers daarin meegenomen konden worden.
Die flexibiliteit was belangrijk, omdat de vraag gedurende het traject bleef veranderen. De ondersteuning groeide mee met de fase waarin Vereen zich bevond. Ook de wisseling van consultants werd positief ervaren: de ene consultant bracht implementatiekracht, de ander aanvullende expertise voor de volgende stap. Achter de consultants stond bovendien een team dat zorgde voor sparring, kennisdeling en continuïteit.
Petralien en Ellen (Vereen): “Aan de voorkant weet je nog niet precies wat de opdracht wordt, en dan is het fijn als iemand met je meedenkt.”
Terugkijkend zit het grootste succes niet alleen in systemen of processen, maar vooral in de samenwerking. Waar eerst sprake was van twee organisaties met verschillende manieren van werken, is nu één planorganisatie ontstaan. De externe experts van Vlirdens stonden dicht bij de planners, konden vragen snel beantwoorden en zorgden voor veiligheid en rust tijdens de verandering.
Vereen blijft ondertussen bouwen aan de verdere professionalisering van planning. Denk aan nieuwe rollen, verdere centralisatie van administratieve processen en versterking van de interne flexpool. De basis daarvoor staat: een goed functionerend planbureau, een gedragen werkwijze en een praktisch handboek dat helpt om afspraken ook echt in de praktijk te brengen.
Petralien en Ellen (Vereen): “We zijn er nu wel achter dat je niet alles zelf uit hoeft te vinden. Het is juist krachtig om voor sommige expertises iemand van buitenaf te laten meedenken.”
Petralien en Ellen zijn namens Vereen vooral trots op wat er samen is opgebouwd: een planbureau dat functioneert, een werkwijze die gedragen wordt en één team in plaats van twee werelden. Daarmee is niet alleen een systeem geïmplementeerd, maar ook een stevig fundament gelegd voor verdere professionalisering van planning en capaciteitsmanagement.
Petralien en Ellen (Vereen): “Het systeem kan goed staan, maar uiteindelijk moeten de medewerkers er wel samen achter staan. En dat is gelukt.”
Van flexibiliteit als oplossing naar flexibiliteit als fundament Hoe zorg je ervoor dat flexibiliteit niet alleen een oplossing is voor vandaag, maar ook bijdraagt aan een sterke organisatie voor morgen?
Lees meer
Woonzorggroep Samen pakt de grootste uitdaging in de VVT aan: Meer personeel dat uit- dan instroomt, terwijl de zorgvraag toeneemt.
Lees meer
Van flexibiliteit als oplossing naar flexibiliteit als fundament Hoe zorg je ervoor dat flexibiliteit niet alleen een oplossing is voor vandaag, maar ook bijdraagt aan een sterke organisatie voor morgen?
Lees meer
Woonzorggroep Samen pakt de grootste uitdaging in de VVT aan: Meer personeel dat uit- dan instroomt, terwijl de zorgvraag toeneemt.
Lees meer
088 - 825 2525 
info@vlirdens.nl