Zelfroostersoftware

Waar komt de groeiende belangstelling
voor zelfroosteren vandaan?

“In de jaren 90 introduceerde professor Andris Kreichberg met succes het concept van zelfroosteren (het 3-rondenmodel) in zijn thuisland Zweden, waarna het zich verspreidde naar Nederland en België. Al snel werd ondersteunende software voor zelfroosteren ontwikkeld. De toenemende populariteit van zelfroosteren sluit aan bij de voortschrijdende individualisering van onze samenleving. Medewerkers willen invloed hebben op hun werk- en privéleven en werken op tijden die passen bij hun ritme en levensfase.”

Waarom kiezen organisaties voor zelfroosteren?

“Onderzoek van professor Hylco Nijp toont aan dat wanneer medewerkers zelf kunnen bepalen wanneer en waar ze werken, ze meer gemotiveerd zijn en zich beter voelen. De belangrijkste reden voor organisaties om voor zelfroosteren te kiezen, is vaak het vergroten van de tevredenheid van medewerkers en het bevorderen van goed werkgeverschap. Tevreden medewerkers vergroten immers de kans op tevreden klanten. Bijkomende doelstellingen kunnen zijn: verhoging van de productiviteit, vermindering van het ziekteverzuim, bewustwording van werktijden en – niet onbelangrijk – aanzienlijk minder tijd besteed aan planning voor de organisatie.”

Direct contact voor ondersteuning

Voor welke organisaties kan zelfroosteren
van toegevoegde waarde zijn?

“Elke organisatie met onregelmatige werktijden kan profiteren van zelfroosteren. Denk hierbij aan zorginstellingen, veiligheidsdiensten, horeca, hospitality, supermarkten, havenbedrijven, fabrieken en spoorwegbedrijven. Kortom, overal waar 24 uur per dag wordt gewerkt met teams van minimaal acht personen.”

Hoe werkt zelfroostersoftware?

“Bij zelfroosteren volgens het bekende 3-rondenmodel, met behulp van ORTEC-software, geven medewerkers in een app aan wanneer ze willen werken op basis van vooraf gedefinieerde dienstenpatronen (ronde 1). Het principe “wie het eerst komt, wie het eerst maalt” geldt niet; iedereen mag zijn of haar voorkeuren aangeven. De zelfroostersoftware van ORTEC zorgt ervoor dat medewerkers alleen diensten aangeboden krijgen waarvoor ze gekwalificeerd zijn en voorkomt automatisch schending van de arbeidstijdenwet.”

Uniek puntensysteem in zelfroostersoftware

“Op basis van deze informatie maakt de software een eerste roosterindeling (ronde 2). Wat goed is, wordt direct vastgelegd en als er nog over- of onderbezetting is, worden medewerkers uitgedaagd om zelf een oplossing te vinden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een uniek puntensysteem dat is ontwikkeld op basis van slimme wiskundige formules. Medewerkers verdienen punten als ze zich inspannen om het rooster te verbeteren. Binnen het team maakt degene met de meeste punten de meeste kans om zijn of haar gewenste werktijden te krijgen.”

Indien het rooster nog niet volledig sluitend is, maakt de planner of manager het in de derde ronde af, met ondersteuning van de software die ook hier weer de beste oplossingen genereert voor specifieke situaties.

Is dit 3-rondenmodel geschikt voor alle bedrijven?

“Er zijn veel verschillende scenario’s mogelijk voor zelfroosteren. Welke vorm (één, twee of drie ronden) een organisatie kiest, hangt af van de behoeften, doelen en volwassenheid van de teams. Hierbij adviseert Vlirdens de organisatie en de teams.

Hoe implementeert Vlirdens zelfroosteren bij bedrijven?

“Na een intakegesprek bepalen we samen met de organisatie de doelstellingen. Waarom wil men zelfroosteren? Wat wordt er van medewerkers gevraagd? Is er al software in huis om zelf te roosteren? Vervolgens is het belangrijk om medewerkers op de hoogte te stellen van de plannen. Het creëren van draagvlak voor de nieuwe werkwijze is cruciaal om de slagingskans van zelfroosteren te vergroten. Elke verandering stuit immers op weerstand en effectieve communicatie is essentieel. Deel de visie van de organisatie, leg uit waarom de verandering plaatsvindt en benadruk met name de voordelen voor de medewerkers.”

“Daarna analyseren we in nauwe samenwerking met de organisatie het bedrijfsproces en bepalen we de vorm van zelfroosteren die het beste bij de organisatie past. Vervolgens volgen de inrichtings- en testfasen. In een pilotperiode van minimaal drie maanden onderzoeken we samen of de gemaakte keuzes voor de inrichting van de software daadwerkelijk voldoen aan de verwachtingen. Het is belangrijk om een pilotteam te selecteren dat openstaat voor verandering. Tot slot volgt de technische implementatie en verdere uitrol van zelfroosteren in de organisatie.”

Waarin onderscheidt de zelfroostersoftware
van ORTEC zich van andere aanbieders?

Er zijn veel aanbieders van zelfroostersoftware. Vlirdens heeft uitstekende ervaring met ORTEC Workforce Solutions (OWS). Het zelfroosteren is een module binnen deze software. Dit betekent echter niet dat de hele organisatie hoeft over te stappen op zelfroosteren; we maken het beschikbaar voor die bedrijfsonderdelen die er baat bij hebben. Daarnaast beschikt de software over krachtige rekenmogelijkheden om alle verschillende processen te ondersteunen, evenals moderne gebruikersinterfaces voor meer gebruiksgemak.”

Kortom, zelfroosteren kan voordelen bieden zoals sluitende roosters, tijdbesparing voor planners, een betere werk-privébalans, verhoogde medewerkerstevredenheid, verminderd ziekteverzuim en verbeterde organisatieproductiviteit. De implementatie van zelfroosteren vereist echter een zorgvuldige planning, communicatie en aanpassing van rollen en leiderschapsstijlen binnen de organisatie. Vlirdens begeleidt gebruikers van ORTEC bij het succesvol in gebruik nemen van zelfroosteren.