Wat is een Workforce Management Systeem?

Wat is een Systeem voor Workforce Management (WFM)?

Een Workforce Management Systeem (WFM-systeem) is gespecialiseerde software waarmee organisaties hun personeel efficiënt kunnen plannen, beheren en aansturen. Dit type software wordt veel gebruikt in onder andere klantenservicecentra, logistiek, zorg en retail om de juiste medewerkers op het juiste moment in te zetten.

Belangrijkste functies van een WFM-systeem:

1. Vraagvoorspelling (Forecasting)

Het WFM-systeem analyseert historische gegevens om het verwachte werkaanbod te voorspellen, zoals het aantal telefoontjes, klantverzoeken of bestellingen. Zo kan een organisatie proactief inspelen op drukke momenten.

2. Capaciteitsplanning

Op basis van de voorspelde vraag berekent het systeem hoeveel medewerkers er nodig zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met beschikbaarheid, contracturen, verlof en ziekte.

3. Roosterplanning

Met behulp van slimme algoritmen maakt het systeem automatisch roosters die voldoen aan zowel de operationele behoefte als de wensen van medewerkers. Dit zorgt voor optimale inzet én medewerkerstevredenheid.

4. Realtime monitoring (Traffic Management)

Een WFM-platform biedt live inzicht in prestaties, bezetting, wachttijden en SLA’s. Hierdoor kunnen planners direct bijsturen als de werkelijkheid afwijkt van de planning.

5. Rapportage en data-analyse

Het systeem geeft overzichtelijke rapportages met KPI’s zoals productiviteit, bezettingsgraad en service level. Zo kunnen managers datagedreven beslissingen nemen.