088 - 825 2525 
PROSTO-model: van personeelsplanning naar een kloppend rooster
Het PROSTO-model helpt organisaties om personeelsplanning als één samenhangend geheel te bekijken. Het verbindt strategische, tactische en operationele keuzes, zodat het werkaanbod en de beschikbare medewerkers beter op elkaar aansluiten.
Wat is het PROSTO-model?
PROSTO staat voor Professionele Strategische, Tactische en Operationele Personeelsplanning. Het is een praktisch raamwerk dat personeelsplanning niet benadert als een verzameling losse activiteiten, maar als één samenhangend proces.
In het midden staat het kloppende rooster. Daarin komen de benodigde en beschikbare formatie samen. Om deze goed op elkaar aan te laten sluiten, zijn bewuste keuzes nodig over capaciteit, flexibiliteit, samenwerking, techniek en sturing.
Waarom is het model nodig?
Personeelsplanning is meer dan alleen het maken van een rooster. Wanneer strategische keuzes, formatie, capaciteit en de dagelijkse praktijk onvoldoende op elkaar aansluiten, blijven organisaties ad hoc bijsturen.
Het PROSTO-model maakt zichtbaar hoe de verschillende onderdelen elkaar beïnvloeden. Daardoor ontstaat een gedeeld beeld van wat nodig is om tot een haalbaar rooster te komen, ook wanneer personeel schaars is.
Een kloppend rooster ontstaat niet vanzelf.
Het vraagt om samenhangende keuzes over de zorg of dienstverlening, beschikbare medewerkers, flexibiliteit en de manier waarop de planning is georganiseerd.
De kern van het PROSTO-model
Benodigde formatie
Welke inzet is nodig om het werk goed uit te voeren? Hierbij kijk je onder andere naar het werkaanbod, diensten, functiemix, aanvullende taken, verlof en verzuim.
Beschikbare formatie
Welke medewerkers en flexibele capaciteit zijn daadwerkelijk beschikbaar? Denk aan het huidige team, in- en uitstroom, flexpools en eventueel externe inzet.
Kloppend rooster
In het rooster komen de benodigde en beschikbare formatie bij elkaar. Het doel is om het werk en het beschikbare personeel iedere dag zo goed mogelijk op elkaar aan te laten sluiten.
Flexibiliteitskeuzes
Planning vraagt voortdurend om keuzes. Het plankompas en het strategisch flexibiliteitskader helpen organisaties om vooraf richting te geven aan de flexibiliteitsoplossingen die zij willen inzetten.
Professionele ondersteuning
Een goede planning vraagt ook om duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, passende overlegstructuren, ondersteunende systemen en toegankelijke stuurinformatie.
Wat levert het PROSTO-model op?
Het PROSTO-model helpt organisaties om:
- meer samenhang te creëren tussen strategie en dagelijkse planning;
- benodigde en beschikbare formatie beter tegen elkaar af te wegen;
- duidelijkere keuzes te maken over flexibiliteit;
- minder afhankelijk te worden van oplossingen op het laatste moment;
- het gesprek over professioneel plannen organisatiebreed te voeren;
- meer grip te krijgen op de haalbaarheid van roosters.
Het model is op verschillende niveaus te gebruiken. Bijvoorbeeld om aan een directieteam duidelijk te maken waarom personeelsplanning een vak is, maar ook om binnen een team te onderzoeken waarom het roosterproces niet soepel verloopt.
Voor wie is het model bedoeld?
Het PROSTO-model is ontwikkeld vanuit ervaring met personeelsplanning in de zorg. De uitgangspunten rondom capaciteit, samenhang en flexibiliteit zijn ook relevant voor organisaties in andere sectoren.
Het model is vooral waardevol voor organisaties die te maken hebben met een krappe arbeidsmarkt en daarom bewuster moeten omgaan met medewerkers, capaciteit en flexibiliteit.
Relevante doelgroepen:
- directie en bestuur;
- HR en finance;
- lijnmanagement;
- planners en flexorganisaties;
- medewerkers die betrokken zijn bij capaciteit en roosters.
Meer verdieping in Personeelsplanning in de zorg
Het PROSTO-model vormt de inhoudelijke basis van het boek Personeelsplanning in de zorg van Jorien van den Heuvel, Principal Consultant bij Vlirdens. In het boek worden de achterliggende principes, praktijkervaringen en toepassingen op een toegankelijke manier verder uitgewerkt.
Hoe kan Vlirdens helpen?
Wil je het PROSTO-model gebruiken om de personeelsplanning binnen jouw organisatie verder te professionaliseren? Vlirdens kan helpen bij het analyseren van de huidige situatie, het voeren van het gesprek met betrokken stakeholders en het bepalen van passende vervolgstappen.
Mogelijke ondersteuning
- Inspiratiesessie
Een eerste introductie in het model en de betekenis ervan voor de organisatie. - Strategisch adviestraject
Onderzoek naar de samenhang tussen formatie, flexibiliteit, organisatie en planning. - Begeleiding bij toepassing
Ondersteuning bij het vertalen van het model naar keuzes, beleid en de dagelijkse praktijk.
Veelgestelde vragen
Is het PROSTO-model alleen geschikt voor de zorg?
Het model is ontwikkeld vanuit de zorg, maar de principes zijn ook toepasbaar in andere sectoren. Sommige begrippen kunnen per sector anders worden genoemd.
Waar begint een organisatie?
Door de belangrijkste stakeholders te betrekken en het model gezamenlijk te doorlopen. Zo wordt zichtbaar op welke onderdelen de grootste urgentie of ondersteuningsbehoefte ligt.
Wie moeten hierbij betrokken zijn?
Denk aan planning, de flexorganisatie, lijnmanagement, HR en finance.
Kunnen we eerst kennismaken met het model?
Ja, een losse inspiratiesessie kan een goede eerste stap zijn om het model te leren kennen en gezamenlijk te onderzoeken wat het voor de organisatie kan betekenen.
Ontdek wat het PROSTO-model voor jouw organisatie kan betekenen
Wil je meer samenhang aanbrengen in de personeelsplanning of weten waar binnen jouw organisatie de belangrijkste verbeterkansen liggen? We denken graag met je mee over een passende eerste stap.